Prípadovka: ako reklamná agentúra ušetrila 900 hodín ročne na nákupe PR článkov

Táto prípadová štúdia je o peniazoch, ktoré sa neobjavia na žiadnej faktúre: o čase ľudí. Popisuje rok jednej českej reklamnej agentúry, ktorá pre klientov nakupuje PR články a odkazy – najskôr ručne, potom cez marketplace. Agentúra si nepriala byť menovaná, takže odbor klientov a niektoré čísla sú zaokrúhlené; pomery a postup zodpovedajú jej internej evidencii.

Východiskový stav

Agentúra: 12 ľudí, zhruba 30 aktívnych klientov, pre ktorých zaisťuje okrem iného linkbuilding – priemerne 25 publikácií mesačne, teda okolo 300 ročne. Proces bol poctivý, ale celý ručný:

• Dohľadanie médií pre niku klienta: prechádzanie webov, overovanie návštevnosti a kontaktov – priemerne 60 minút na publikáciu.
• E-mailové vyjednávanie s vydavateľom: cena, termín, podmienky, pripomínanie – najmenej 120 minút čistého času, roztiahnutých do dní čakania na odpovede.
• Objednávka a fakturácia: každý vydavateľ iná faktúra, iná splatnosť – 45 minút, a účtovníčka k tomu mesačne spracovávala osemnásť dodávateľských faktúr.
• Kontrola publikácie a urgencie: 45 minút – a v 9 % prípadov dohoda úplne vyšumela (vydavateľ prestal odpovedať, publikácia nevyšla) a hľadalo sa znova.

Dohromady 4,5 hodiny práce na jednu publikáciu a priemerných 19 dní od zadania klienta po vydaný článok. Pri 25 publikáciách mesačne to znamenalo zhruba 112 hodín mesačne – viac než polovicu úväzku jedného človeka, rozdrobenú medzi troch account manažérov.

Čo sa zmenilo

Agentúra previedla nákup publikácií na marketplace: médiá sa vyberajú v katalógu s cenami, parametrami a náhľadmi vopred, objednávka je pár kliknutí a fakturácia chodí súhrnne z jedného miesta. Z procesu vypadli prvé dva kroky – dohľadávanie a vyjednávanie; kontrola kvality textov a výber médií zostali na agentúre, čo je správne, pretože práve za ne klient agentúre platí. Rozpad času po krokoch ukazuje úvodný graf.

Nový čas na publikáciu: 30 minút výber média, 15 minút objednávka, 45 minút kontrola textu a publikácie – 1,5 hodiny, teda o tri hodiny menej. A pretože ceny sú v katalógu vidieť vopred, prestalo sa platiť „koľko si kto povedal v e-maile": priemerná cena publikácie klesla asi o 8 %.

Čísla za rok

• Úspora času: 3 hodiny × 300 publikácií = 900 hodín ročne, teda zhruba 112 pracovných dní – polovica ročného úväzku.
• Úspora v peniazoch: cca 405 000 Kč (približne 16 500 €) ročne. Počítané triezvo cez internú nákladovú sadzbu account manažéra 450 Kč (asi 18 €) na hodinu; cez predajnú sadzbu agentúry by číslo bolo viac než dvojnásobné.
• Fakturácia: z 18 dodávateľských faktúr mesačne na jednu. Účtovníčka ušetrí zhruba dve hodiny mesačne, hlavne však zmizli rozdielne splatnosti a párovanie platieb.
• Dodanie: z 19 na 7 dní od zadania klienta po publikáciu – bez čakania na e-mailové odpovede vydavateľov.
• Nedotiahnuté dohody: z 9 % na 2 %. Publikácie, ktoré nevyšli, sa riešia reklamáciou na jednom mieste, nie novým kolečkom hľadania.

A jeden efekt, ktorý agentúra nečakala: uvoľnených 900 hodín sa neprepísalo do voľnejších popoludní, ale do kapacity. Rovnaký tím dnes odbaví asi o 40 % publikácií viac – úspora sa teda neprejavila ako nižšie náklady, ale ako vyšší obrat na rovnakých ľuďoch.

Čo sa z tých grafov vyčítať nedá

Poctivosť predovšetkým: toto je prípadovka o efektivite procesu, nie o výsledkoch kampaní. Z uvedených čísel neplynie nič o pozíciách klientov vo vyhľadávaní ani o ich viditeľnosti v AI odpovediach – to sa meria inak a inde. Úspora času je navyše počítaná z internej evidencie agentúry, nie z nezávislého merania: evidencia práce po krokoch má vždy rozptyl a zaokrúhlenie. A prevod hodín na peniaze stojí a padá s nákladovou sadzbou – s inou sadzbou vyjde iné číslo. Pomery (trikrát rýchlejší proces, tretinové dodanie, štyrikrát menej nedotiahnutých dohôd) sú ale robustnejšie než absolútne sumy.

Zhrnutie

Najväčšia položka v cene ručného linkbuildingu nie je publikácia. Je to čas, ktorý stojí ju dohodnúť.

Agentúra nezmenila to, čo robí – výber médií aj kontrola kvality zostali jej prácou. Zmenila len to, kade nakupuje: katalóg s cenami vopred namiesto e-mailového vyjednávania, jedna faktúra namiesto osemnástich. Na marketplace Linketica je tento proces k dispozícii komukoľvek – bez minimálnych objemov, takže si ho agentúra môže najskôr overiť na jednom klientovi a vlastných číslach.