Fallstudie: Wie eine Werbeagentur beim Einkauf von PR-Artikeln 900 Stunden pro Jahr sparte

Diese Fallstudie handelt von Geld, das auf keiner Rechnung erscheint: von der Zeit der Mitarbeiter. Sie beschreibt ein Jahr einer tschechischen Werbeagentur, die für ihre Kunden PR-Artikel und Links einkauft – zuerst von Hand, dann über einen Marketplace. Die Agentur wollte nicht genannt werden, daher sind die Branche der Kunden und einige Zahlen gerundet; die Verhältnisse und der Ablauf entsprechen ihren internen Aufzeichnungen.

Die Ausgangslage

Die Agentur: 12 Personen, rund 30 aktive Kunden, für die sie unter anderem Linkbuilding übernimmt – im Schnitt 25 Publikationen im Monat, also rund 300 im Jahr. Der Prozess war ehrlich, aber komplett manuell:

• Medienrecherche für die Nische des Kunden: Websites durchsehen, Traffic und Kontakte prüfen – im Schnitt 60 Minuten pro Publikation.
• E-Mail-Verhandlungen mit dem Verlag: Preis, Termin, Bedingungen, Nachfassen – mindestens 120 Minuten Nettozeit, verteilt über Tage des Wartens auf Antworten.
• Bestellung und Fakturierung: jeder Verlag eine andere Rechnung, eine andere Fälligkeit – 45 Minuten, und die Buchhaltung verarbeitete dazu monatlich achtzehn Lieferantenrechnungen.
• Publikationskontrolle und Nachfassen: 45 Minuten – und in 9 % der Fälle verlief die Absprache komplett im Sande (der Verlag antwortete nicht mehr, der Artikel erschien nie) und die Suche begann von vorn.

Zusammen 4,5 Stunden Arbeit pro Publikation und durchschnittlich 19 Tage vom Briefing des Kunden bis zum veröffentlichten Artikel. Bei 25 Publikationen im Monat waren das rund 112 Stunden monatlich – mehr als eine halbe Vollzeitstelle, verteilt auf drei Account-Manager.

Was sich geändert hat

Die Agentur verlagerte den Einkauf der Publikationen auf einen Marketplace: Medien werden aus einem Katalog mit Preisen, Parametern und Vorschauen im Voraus ausgewählt, die Bestellung sind ein paar Klicks und die Abrechnung kommt gesammelt von einer Stelle. Die ersten beiden Schritte – Recherche und Verhandlung – fielen aus dem Prozess heraus; die Qualitätskontrolle der Texte und die Medienauswahl blieben bei der Agentur, und das ist richtig so, denn genau dafür bezahlt der Kunde die Agentur. Die Aufteilung der Zeit nach Schritten zeigt die Eingangsgrafik.

Die neue Zeit pro Publikation: 30 Minuten Medienauswahl, 15 Minuten Bestellung, 45 Minuten Kontrolle von Text und Publikation – 1,5 Stunden, also drei Stunden weniger. Und weil die Preise im Katalog im Voraus sichtbar sind, wurde nicht mehr gezahlt, „was jemand in der E-Mail verlangte“: Der Durchschnittspreis einer Publikation sank um etwa 8 %.

Die Zahlen für ein Jahr

• Zeitersparnis: 3 Stunden × 300 Publikationen = 900 Stunden pro Jahr, also rund 112 Arbeitstage – eine halbe Jahresvollzeitstelle.
• Ersparnis in Geld: rund 16.500 € (405.000 CZK) pro Jahr. Nüchtern gerechnet über den internen Kostensatz eines Account-Managers von etwa 18 € pro Stunde; über den Verkaufssatz der Agentur wäre die Zahl mehr als doppelt so hoch.
• Fakturierung: von 18 Lieferantenrechnungen im Monat auf eine. Die Buchhaltung spart rund zwei Stunden monatlich, vor allem aber verschwanden die unterschiedlichen Fälligkeiten und das Zuordnen der Zahlungen.
• Lieferung: von 19 auf 7 Tage vom Briefing des Kunden bis zur Publikation – ohne Warten auf E-Mail-Antworten der Verlage.
• Versandete Absprachen: von 9 % auf 2 %. Publikationen, die nicht erschienen sind, werden als Reklamation an einer Stelle gelöst, nicht mit einer neuen Runde Suche.

Und ein Effekt, den die Agentur nicht erwartet hatte: Die 900 freigewordenen Stunden flossen nicht in ruhigere Nachmittage, sondern in Kapazität. Dasselbe Team wickelt heute etwa 40 % mehr Publikationen ab – die Ersparnis zeigte sich also nicht als niedrigere Kosten, sondern als höherer Umsatz mit denselben Leuten.

Was sich aus diesen Grafiken nicht ablesen lässt

Ehrlichkeit zuerst: Dies ist eine Fallstudie über Prozesseffizienz, nicht über Kampagnenergebnisse. Aus den genannten Zahlen folgt nichts über die Suchmaschinen-Rankings der Kunden oder ihre Sichtbarkeit in KI-Antworten – das wird anders und anderswo gemessen. Die Zeitersparnis ist zudem aus den internen Aufzeichnungen der Agentur berechnet, nicht aus unabhängiger Messung: Eine Zeiterfassung nach Schritten hat immer Streuung und Rundung. Und die Umrechnung von Stunden in Geld steht und fällt mit dem Kostensatz – mit einem anderen Satz kommt eine andere Zahl heraus. Die Verhältnisse (dreimal schnellerer Prozess, ein Drittel der Lieferzeit, viermal weniger versandete Absprachen) sind jedoch robuster als die absoluten Beträge.

Fazit

Der größte Posten im Preis des manuellen Linkbuildings ist nicht die Publikation. Es ist die Zeit, die es kostet, sie auszuhandeln.

Die Agentur hat nicht geändert, was sie tut – Medienauswahl und Qualitätskontrolle blieben ihre Arbeit. Sie hat nur geändert, wo sie einkauft: ein Katalog mit Preisen im Voraus statt E-Mail-Verhandlungen, eine Rechnung statt achtzehn. Auf dem Marketplace Linketica steht dieser Prozess jedem offen – ohne Mindestmengen, sodass eine Agentur ihn zuerst an einem Kunden und den eigenen Zahlen überprüfen kann.