Případovka: jak reklamní agentura ušetřila 900 hodin ročně na nákupu PR článků

Tahle případová studie je o penězích, které se neobjeví na žádné faktuře: o čase lidí. Popisuje rok jedné české reklamní agentury, která pro klienty nakupuje PR články a odkazy – nejdřív ručně, pak přes marketplace. Agentura si nepřála být jmenována, takže obor klientů a některá čísla jsou zaokrouhlená; poměry a postup odpovídají její interní evidenci.

Výchozí stav

Agentura: 12 lidí, zhruba 30 aktivních klientů, pro které zajišťuje mimo jiné linkbuilding – průměrně 25 publikací měsíčně, tedy kolem 300 ročně. Proces byl poctivý, ale celý ruční:

• Dohledání médií pro niku klienta: procházení webů, ověřování návštěvnosti a kontaktů – průměrně 60 minut na publikaci.
• E-mailové vyjednávání s vydavatelem: cena, termín, podmínky, připomínání – nejméně 120 minut čistého času, roztažených do dnů čekání na odpovědi.
• Objednávka a fakturace: každý vydavatel jiná faktura, jiná splatnost – 45 minut, a účetní k tomu měsíčně zpracovávala osmnáct dodavatelských faktur.
• Kontrola publikace a urgence: 45 minut – a v 9 % případů domluva úplně vyšuměla (vydavatel přestal odpovídat, publikace nevyšla) a hledalo se znovu.

Dohromady 4,5 hodiny práce na jednu publikaci a průměrných 19 dní od zadání klienta po vydaný článek. Při 25 publikacích měsíčně to znamenalo zhruba 112 hodin měsíčně – víc než polovinu úvazku jednoho člověka, rozdrobenou mezi tři account manažery.

Co se změnilo

Agentura převedla nákup publikací na marketplace: média se vybírají v katalogu s cenami, parametry a náhledy předem, objednávka je pár kliknutí a fakturace chodí souhrnně z jednoho místa. Z procesu vypadly první dva kroky – dohledávání a vyjednávání; kontrola kvality textů a výběr médií zůstaly na agentuře, což je správně, protože právě za ně klient agentuře platí. Rozpad času po krocích ukazuje úvodní graf.

Nový čas na publikaci: 30 minut výběr média, 15 minut objednávka, 45 minut kontrola textu a publikace – 1,5 hodiny, tedy o tři hodiny méně. A protože ceny jsou v katalogu vidět předem, přestalo se platit „kolik si kdo řekl v e-mailu“: průměrná cena publikace klesla asi o 8 %.

Čísla za rok

• Úspora času: 3 hodiny × 300 publikací = 900 hodin ročně, tedy zhruba 112 pracovních dní – polovina ročního úvazku.
• Úspora v penězích: cca 405 000 Kč ročně. Počítáno střízlivě přes interní nákladovou sazbu account manažera 450 Kč/hodinu; přes prodejní sazbu agentury by číslo bylo více než dvojnásobné.
• Fakturace: z 18 dodavatelských faktur měsíčně na jednu. Účetní ušetří zhruba dvě hodiny měsíčně, hlavně ale zmizely rozdílné splatnosti a párování plateb.
• Dodání: z 19 na 7 dní od zadání klienta po publikaci – bez čekání na e-mailové odpovědi vydavatelů.
• Nedotažené domluvy: z 9 % na 2 %. Publikace, které nevyšly, se řeší reklamací na jednom místě, ne novým kolečkem hledání.

A jeden efekt, který agentura nečekala: uvolněných 900 hodin se nepropsalo do volnějších odpolední, ale do kapacity. Stejný tým dnes odbaví asi o 40 % publikací víc – úspora se tedy neprojevila jako nižší náklady, ale jako vyšší obrat na stejných lidech.

Co z těch grafů vyčíst nejde

Poctivost především: tohle je případovka o efektivitě procesu, ne o výsledcích kampaní. Z uvedených čísel neplyne nic o pozicích klientů ve vyhledávání ani o jejich viditelnosti v AI odpovědích – to se měří jinak a jinde. Úspora času je navíc počítaná z interní evidence agentury, ne z nezávislého měření: evidence docházky po krocích má vždycky rozptyl a zaokrouhlení. A převod hodin na koruny stojí a padá s nákladovou sazbou – s jinou sazbou vyjde jiné číslo. Poměry (třikrát rychlejší proces, třetinové dodání, čtyřikrát méně nedotažených domluv) jsou ale robustnější než absolutní částky.

Shrnutí

Největší položka v ceně ručního linkbuildingu není publikace. Je to čas, který stojí ji domluvit.

Agentura nezměnila to, co dělá – výběr médií i kontrola kvality zůstaly její prací. Změnila jen to, kudy nakupuje: katalog s cenami předem místo e-mailového vyjednávání, jedna faktura místo osmnácti. Na marketplace Linketica je tenhle proces k dispozici komukoli – bez minimálních objemů, takže si ho agentura může nejdřív ověřit na jednom klientovi a vlastních číslech.