Case study: jak agencja reklamowa zaoszczędziła 900 godzin rocznie na zakupie artykułów PR

To case study opowiada o pieniądzach, które nie pojawiają się na żadnej fakturze: o czasie ludzi. Opisuje rok jednej czeskiej agencji reklamowej, która kupuje dla klientów artykuły PR i linki – najpierw ręcznie, potem przez marketplace. Agencja nie chciała być wymieniona z nazwy, więc branża klientów i niektóre liczby są zaokrąglone; proporcje i przebieg odpowiadają jej wewnętrznej ewidencji.

Stan wyjściowy

Agencja: 12 osób, około 30 aktywnych klientów, dla których zapewnia między innymi link building – średnio 25 publikacji miesięcznie, czyli około 300 rocznie. Proces był uczciwy, ale w całości ręczny:

• Wyszukiwanie mediów dla niszy klienta: przeglądanie stron, weryfikacja ruchu i kontaktów – średnio 60 minut na publikację.
• Negocjacje e-mailowe z wydawcą: cena, termin, warunki, przypominanie się – co najmniej 120 minut czystego czasu, rozciągniętych na dni czekania na odpowiedzi.
• Zamówienie i fakturowanie: każdy wydawca inna faktura, inny termin płatności – 45 minut, a księgowa przetwarzała do tego miesięcznie osiemnaście faktur od dostawców.
• Kontrola publikacji i ponaglenia: 45 minut – a w 9% przypadków ustalenia całkiem się rozmyły (wydawca przestał odpowiadać, publikacja nie wyszła) i szukano od nowa.

Razem 4,5 godziny pracy na jedną publikację i średnio 19 dni od briefu klienta do opublikowanego artykułu. Przy 25 publikacjach miesięcznie oznaczało to około 112 godzin miesięcznie – więcej niż pół etatu jednej osoby, rozdrobnione między trzech account managerów.

Co się zmieniło

Agencja przeniosła zakup publikacji na marketplace: media wybiera się z katalogu z cenami, parametrami i podglądami z góry, zamówienie to kilka kliknięć, a fakturowanie przychodzi zbiorczo z jednego miejsca. Z procesu wypadły pierwsze dwa kroki – wyszukiwanie i negocjacje; kontrola jakości tekstów i wybór mediów zostały przy agencji, i słusznie, bo właśnie za nie klient agencji płaci. Rozkład czasu po krokach pokazuje wykres otwierający.

Nowy czas na publikację: 30 minut wyboru medium, 15 minut zamówienia, 45 minut kontroli tekstu i publikacji – 1,5 godziny, czyli o trzy godziny mniej. A ponieważ ceny widać w katalogu z góry, przestano płacić „ile kto podał w e-mailu”: średnia cena publikacji spadła o około 8%.

Liczby za rok

• Oszczędność czasu: 3 godziny × 300 publikacji = 900 godzin rocznie, czyli około 112 dni roboczych – połowa rocznego etatu.
• Oszczędność w pieniądzach: około 16 500 € (405 000 CZK) rocznie. Liczone ostrożnie po wewnętrznej stawce kosztowej account managera, około 18 € za godzinę; po stawce sprzedażowej agencji liczba byłaby ponad dwukrotnie wyższa.
• Fakturowanie: z 18 faktur od dostawców miesięcznie do jednej. Księgowa oszczędza około dwóch godzin miesięcznie, ale przede wszystkim zniknęły różne terminy płatności i parowanie przelewów.
• Dostawa: z 19 do 7 dni od briefu klienta do publikacji – bez czekania na e-mailowe odpowiedzi wydawców.
• Rozmyte ustalenia: z 9% do 2%. Publikacje, które nie wyszły, załatwia się reklamacją w jednym miejscu, a nie nową rundą szukania.

I jeden efekt, którego agencja się nie spodziewała: uwolnione 900 godzin nie przełożyło się na luźniejsze popołudnia, tylko na moce przerobowe. Ten sam zespół obsługuje dziś około 40% publikacji więcej – oszczędność nie objawiła się więc jako niższe koszty, lecz jako wyższy obrót na tych samych ludziach.

Czego z tych wykresów wyczytać się nie da

Przede wszystkim uczciwość: to case study o efektywności procesu, nie o wynikach kampanii. Z podanych liczb nie wynika nic o pozycjach klientów w wyszukiwarce ani o ich widoczności w odpowiedziach AI – to mierzy się inaczej i gdzie indziej. Oszczędność czasu jest ponadto liczona z wewnętrznej ewidencji agencji, nie z niezależnego pomiaru: ewidencja pracy po krokach zawsze ma rozrzut i zaokrąglenia. A przeliczenie godzin na pieniądze stoi i upada ze stawką kosztową – przy innej stawce wyjdzie inna liczba. Proporcje (trzy razy szybszy proces, jedna trzecia czasu dostawy, cztery razy mniej rozmytych ustaleń) są jednak solidniejsze niż kwoty bezwzględne.

Podsumowanie

Największą pozycją w cenie ręcznego link buildingu nie jest publikacja. Jest nią czas, który kosztuje jej załatwienie.

Agencja nie zmieniła tego, co robi – wybór mediów i kontrola jakości pozostały jej pracą. Zmieniła tylko to, którędy kupuje: katalog z cenami z góry zamiast negocjacji e-mailowych, jedna faktura zamiast osiemnastu. Na marketplace Linketica ten proces jest dostępny dla każdego – bez minimalnych wolumenów, więc agencja może go najpierw zweryfikować na jednym kliencie i własnych liczbach.